Die Tätigkeit umfasst vorwiegend folgende Aufgaben:
•Bearbeitung von Posteingängen/Emaileingängen
•Zuweisung (Bestimmung) von Geschäftszeichen nach dem Aktenplan
•Ablage von Schriftstücken in der entsprechenden Akte (auch digital), bedarfsweise Entnahme zur Bearbeitung. gegebenenfalls Führung des Inhaltsverzeichnisses der Akte.
•Bearbeitung von Wiedervorlagen
•Überwachung von Aufbewahrungsfristen, Archivierung
•Scan von Unterlagen für Passvorgänge und konsularische Einzelfallaktentelefonische und schriftliche Auskunftserteilung
•Mitarbeit im Anfragemanagement

Erforderliche fachliche und persönliche Qualifikationen:
•Mittlerer Schulabschluss und abgeschlossene Berufsausbildung im Verwaltungsbereich
•Berufserfahrung im Verwaltungsbereich (Bürokommunikation/-organisation, Einschlägige Erfahrung im Bereich Registratur oder Archivwesen) ist wünschenswert
•Sichere Handhabe gängiger IT-Anwendungen (MS-Office, SAP)
•Deutschkenntnisse auf muttersprachlichem Niveau
•sorgfältiges Arbeiten und Servicebewusstsein, ausgeprägte Teamfähigkeit
•Leistungs- und Einsatzbereitschaft, Flexibilität und Belastbarkeit
•Staatsangehörigkeit eines EU-Mitgliedsstaates oder Aufenthaltsstatus in Österreich, der die Erwerbstätigkeit zulässt. Drittstaatsangehörige* müssen sowohl über eine gültige Aufenthalts- als auch über eine gültige Arbeitserlaubnis verfügen.
*Drittstaatsangehörige sind Personen, die weder EU-Bürgerinnen/EU-Bürger noch sonstige EWR‑Bürgerinnen/EWR-Bürger (Island, Liechtenstein oder Norwegen) noch Schweizerinnen/Schweizer sind.

Wir freuen uns ergänzend über
• weitere Sprachkenntnisse

Kenntnisse der einschlägigen Rechtsnormen werden am Arbeitsplatz vermittelt.

Die Botschaft bietet:
•eine anspruchsvolle, abwechslungsreiche Tätigkeit in einem engagierten Team
•nach Einarbeitung eigenständiges Arbeiten
•regelmäßige Arbeitszeiten
•sehr gute arbeitsvertragliche Bedingungen nach österreichischem Recht mit Musterarbeitsvertrag für die nichtentsandten Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer bei der deutschen Botschaft in Wien
•eine sichere Vergütung nach dem jeweils gültigen Vergütungsschema der Botschaft (derzeit monatlich mindestens 3.427 EUR brutto bei Vollzeittätigkeit) bei 14 Monatsvergütungen pro Jahr.
Nach einem erfolgreichen Auswahlverfahren ist vor Einstellung eine Personen-/ Sicherheits-überprüfung vorzunehmen. Ihre Bereitschaft zur Mitwirkung wird vorausgesetzt.
Wir leben Vielfalt und begrüßen daher alle Bewerbungen – unabhängig von kultureller, sozialer oder ethnischer Herkunft, Geschlecht, Religion oder Weltanschauung, Behinderung, Alter oder sexueller Identität. Menschen mit Schwerbehinderung und ihnen gleichgestellte Personen werden bei gleicher Eignung entsprechend den gesetzlichen Grundlagen bevorzugt berücksichtigt.

Bitte richten Sie Ihre Bewerbung mit folgenden Unterlagen (in deutscher Sprache):
•Bewerbungs-/Motivationsschreiben
•tabellarischer Lebenslauf in deutscher Sprache mit Passfoto
•Letztes Schulzeugnis und Nachweis über erfolgreich absolvierte Berufsausbildung im Verwaltungsbereich
•Arbeitszeugnisse sowie Empfehlungsschreiben (letztere soweit vorhanden)
•Kopie des Reisepasses/Personalausweises, ggf. einschl. Kopie des Aufenthaltstitels

bis spätestens 05.11.2025 ausschließlich per E-Mail an
bewerbung-rk@wien.auswaertiges-amt.de

Alle zur Bewerbung gehörigen Anlagen sind als ein Dokument im pdf-Format der Bewerbungsmail beizufügen. Die Datenmenge Ihrer E-Mail darf 3 MB inkl. Anlagen nicht überschreiten.
Bitte beachten Sie, dass die Botschaft nur vollständige und fristgerechte Bewerbungen berücksichtigen kann und keine Empfangsbestätigungen auf Bewerbungen versenden wird.
Es werden ausschließlich Bewerberinnen und Bewerber kontaktiert, die zu einer persönlichen Vorstellung eingeladen werden. Das Auswahlverfahren ist für Ende November 2025 vorgesehen. Eine Erstattung von Reisekosten im Zusammenhang mit der Vorstellung ist nicht möglich.
Informationen zum Datenschutz gem. Artikel 13 der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) finden Sie hier.
Für weitere Auskünfte steht Ihnen Frau Anna Speidel (Tel: +43-1-711 54 184) zur Verfügung.